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Email degli ex dipendenti: vanno chiuse !



Con provvedimento del 4.12.2019, Il Garante ha stabilito che è illecito mantenere operative le caselle email aziendali degli ex dipendenti.



Interessantissima pronuncia del Garante in merito a reclamo di un ex dipendente che lamentava come la ex datrice di lavoro avesse mantenuto operativa la casella aziendale - ascrivibile al lavoratore stesso - dopo la cessazione del rapporto di lavoro.
L'ex dipendente lamentava di non aver ricevuto alcuna informativa relativa alla possibilità per il datore di lavoro di accedere ai messaggi pervenuti sull’indirizzo di posta elettronica aziendale successivamente alla cessazione del rapporto di lavoro. Il lavoratore lamentava altresì di aver diffidato l'azienda a dismettere detto indirizzo di posta elettronica e a trasmettergli copia di tutte le comunicazioni giunte su detta casella dal momento della cessazione del rapporto fino all'estinzione della casella stessa, ma di non aver ricevuto risposta.
L'azienda replicava:
- che la mancata disattivazione dell’account e contestuale inoltro delle email in arrivo sull’account di un altro dipendente (responsabile della funzione di Information Technology) si era resa necessaria a causa del fatto che il dipendente cessato non aveva provveduto ad inviare, ai clienti della datrice di lavoro, una comunicazione che li informasse sia della cessazione del rapporto di lavoro che dei nuovi referenti aziendali

- che il mantenimento di detta casella era indispensabile alla corretta gestione dei rapporti commerciali della datrice di lavoro coi propri clienti;
- che la società aveva aperto e letto solo le mail provenienti dalla propria clientela, e non anche mail personali dirette all'ex dipendente;
- che la disattivazione dell’account sarebbe stata disposta solo nel momento in cui il dipendente cessato avesse comunicato, a tutti i clienti con cui era in contatto, che le comunicazioni alla datrice di lavoro dovevano essere inviate a diverso account riferito all’azienda;
- che l'ex dipendente era consapevole, per prassi aziendale, che il suo indirizzo di posta elettronica sarebbe stato girato – alla cessazione del rapporto di lavoro − ad altro responsabile aziendale;
- che l'ex dipendente aveva utilizzato la casella in discussione per proporre ai clienti della ex datrice di lavoro prodotti in concorrenza, così dimostrandosi in malafede;
- che la giurisprudenza (Cass. Civile n. 26682/2017) ed anche la Corte Europea dei diritti dell’Uomo (CEDU causa 61496/18) ritiene legittimo il diritto del datore di lavoro a controllare la mail del lavoratore, anche in costanza del rapporto di lavoro, con l’unico limite che la corrispondenza sia resa nell’ambito del rapporto di lavoro stesso e non contenga quindi riferimenti alla vita personale.
Sulla scorta di questo quadro, il Garante ha precisato e stabilito che:
a) il datore di lavoro, dopo la cessazione del rapporto, debba rimuovere gli account di posta elettronica aziendali riconducibili a persone identificate o identificabili (ossia non di tipo generico come 'segreteria@' oppure 'info @', ma tipo 'mario.rossi@'), in un tempo ragionevole, vale a dire i tempi tecnici necessari per provvedere alla rimozione dell'account;
b) il datore di lavoro deve adottare sistemi automatici volti ad informarne i terzi della fuoriuscita del dipendente, fornendo indirizzi alternativi riferiti all’attività professionale del datore di lavoro stesso
c) il datore di lavoro deve adottare misure idonee ad impedire la visualizzazione dei messaggi diretti alla casella dell'ex dipendente, durante tutto il periodo in cui il sistema automatico di informazione ai clienti è in funzione (il cosiddetto risponditore automatico)
d) il datore di lavoro non può pertanto reindirizzare automaticamente i messaggi pervenuti sull’account dell’ex dipendente su un diverso account aziendale;
ed ha pertanto concluso per l'illiceità del comportamento tenuto della datrice di lavoro.
Ne consegue che, operativamente, al momento della cessazione di un rapporto lavorativo, l'azienda deve rimuovere l'email personale dell'ex lavoratore ed informare i clienti che tale casella non è più in funzione, omettendo di prendere visione dei messaggi arrivati su tale casella.

Avvocato Enrico Candiani




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